電子帳簿保存法

技術部長です。
 今回のブログは「電子帳簿保存法の改正」について書きたいと思います。本当は、去年の内に書こうと思っていたのですが、前回のブログから1ヵ月も間が空いてしまいました。
 ご存知の方も多いと思いますが、電子帳簿保存法が改正され、令和4年1月1日に施行されました。つまり、すでに施行されています。去年、会計事務所が主催した「電子帳簿保存法改正」についてのオンラインセミナーに参加して勉強しました。私なりに理解したところを書きたいと思います。もちろん、私が勘違いしている可能性もありますから、実際の対応では、しかるべき会計士さんや税理士さんと相談してください。と、言い訳をしてから、書いていきたいと思います。
 電子帳簿保存法とは紙での保存が義務づけられている帳簿書類について、一定の要件を満たせば、電磁的記録(電子データ)による保存を可能とするものです。従来、かなり厳しい条件がついていたのですが、今回の改正で緩和されたところ義務化されたところがあります。
 緩和されたところは、電子データ保存の方法です。改正前と同等の条件を満たせば「優良」となりますが、「その他」というクラスができました。「その他」でよければ、それほど、厳しいものではなくなりました。
 一方、電子的に保存することが「義務化」したものもあります。それは、「電子取引による電子データ」です。これには、いろんな状況があるとおもいますが、例えば、アマゾンからメールで請求書のPDFが送られてきた時を考えてみます。今までは、「請求書のPDFを印刷して綴じておく」ことでよかったですが、これが認められなくなりました。また、受信したメールを個別のフォルダをつくって保存しておいても、「電子的な保存」とは認められません。最低限「その他」クラスの保存をしておく必要があります。従来と同様に「紙で」送られてきた請求書を電子化して保存するための条件も緩和されていますが、義務とはなっていません。これについては、従来通りの保存でも構いません。
 つまり「しなくてはいけない」のは、電子的に送られてきた請求書を電子的に保存・管理することです。その時、求められているのは、結局のところ「検索できること」と「ダウンロードできること」につきます。検索項目も「取引年月日(その他日付)、取引金額、取引先」に限定されています。従来はこれらの組み合わせ検索も求められましたが、今回の改正で組み合わせの条件も少し緩和されています。
 去年のセミナーでは、これを満たす「一番、簡単な」方法は、請求書PDFのファイル名を検索項目の並べたものにすることだと説明がありました。例えば、20220101-12500-AMAZON.pdf のようなファイル名にするわけです。これは「一番、簡単」かもしれませんが、とんでもなく「面倒くさい」方法なので、実際的ではないと思います。
 さて、ご存知のように弊社はデータベース屋さんです。上記のような項目を検索項目にするデータベースシステムを作るのは簡単です。必要項目の入力をできる限り簡単にしたシステムを開発しようと考えています。できれば、キーボードから日付や金額を入力する必要のないシステムができないかと思っているところです。完成したら、また、お披露目したいと思います。
 では、また。

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