テレワーク(書面会議)

 技術部長です。年度末でいろいろな行事や会議が重なってしまい、今回のブログは間が空いてしまいました。今回のブログはその会議についてです。
 今年度、私は自治会の役員(書記)をしています。もうすぐ、任期が終わるところです。当自治会では、各家ごとに周りもちで役員と班長を担当していて、今年度は、私に役員の順番が来たというだけです。役員にはいろいろな役割があるのですが、私は、PCで文書を作るのは慣れているので、書記になりました。
 さて、1年間、順調に行事や会議を行ってきたのですが、最後になってこのコロナウィルス問題です。最後の会議には40人ほどが集まることになっています。いくつか、来年度に向けて決めておく必要のあることもあります。ところが、2月から新型コロナウィルス対策のためにいろいろな行事が中止されたり延期されているのは、ご存知の通りです。このような状況ですから、普通に開いてよいものかどうか、役所の担当者に相談してみました。すると「開くなとは言わないけれど、いろいろ考慮してね。」という回答が丁寧な言葉で返ってきました。
 というわけで、今回の会議を「書面会議」でおこなうことにしました。恐らく、当自治会始まって以来の対応です。そのため、ここに来て一気に書記の仕事が増えました。まず、開催案内を作り直しました。審議事項を「提案書」としてまとめて、それに対する回答書を作成しました。それらを、会議に参加する役員・班長宅に配布します。書面では協議はできないので、「賛成」か「反対」かしかありません。年度末なのでいろいろな行事予定が入っているため、結構、タイトなスケジュールになりましたが、なんとか、回答書を会議成立に必要なだけ回収でき、提案事項も賛成多数で成立しました。これで、なんとか来年度にバトンを渡す準備をすることができました。

テレワーク(書面会議)

 ところで、私の所属している自治会では、役員全員が参加する会議が年間に12回、会長・書記が参加する会議が年間に6回あります。合計で年間18回と結構な回数の会議をしてきたわけですが、その大半においては、報告を聞くだけの会議でした。協議事項は、それほど多くはありません。実は、今回の書面会議が一番協議事項が多かった会議でした。
 今回、書面会議をしたことで「今までの会議を全部書面でやってしまってもよかったのではなかろうか」と感じました。役員・班長は周りもちなので担当者によってデジタルコミュニケーションに対する親和性に差がありますから「完全にテレワークシステムで」とはいきません。それでもデジタルほど効率はよくはありませんが、書面でも会議ができることがわかりました。参加者が予定を調整して集合して行う「会議」はもっと少なくてもいいのかもしれないと思った次第です。もう少し、世代が進んでデジタルコミュニケーションがさらに一般的になると「会議」は、特別の場合にだけになっていくとおもいます。「おしゃべり」や「持論の開陳」は、また、会議とは別の機会にしていただくこととして(^^;)
 来週の週末には、ブログが書ければとおもいます。
 では、また。

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