リモート会議２

技術部長です。今回もリモート会議について書きたいと思います。
このブログを書いている６月７日には、東京都は独自の警戒を続けていますが、その他の道府県では緊急事態宣言は解除されています。経済活動や生活も徐々にもとに戻ってきているように感じます。以前のような状況になるには、長い時間がかかるでしょうし、完全には戻らないところもあると思います。これからも、自分ルールを押し付けることなく、各自で対応をしていけばいいとおもいます。

さて、今回の外出自粛でテレワークが導入され、会議などもリモートで行われてきました。私も何回かリモート会議に参加し、またテレワークをしてみました。これからも打ち合わせ会議や報告会はリモート会議で行っていくほうが良いのではないかと思っています。
リモート会議を Zoom で行う上で、いくつかのコツがあることに気づきました。
まず、議長役が必要です。議長は、発言を許可している人以外をミュートしておくのがいいと思います。みんなが一斉に話し出したら、リモートでは聞き取りにくいです。リモートでは声の聞こえてくる方向で誰の発言かを判断できないからかもしれません。
カメラの性能によるのでしょうが、ビデオを使うときは、逆光だとかなり見にくくなります。背景も注意したほうがいいですね。
資料の提示などは、かなりしっかりと準備しておかないとばたばたします。その場で手書きというやり方は、相当慣れていないと難しいと感じました。
また、フリートークで行うときは、参加者が他人の発言に十分に注意しないといけません。どうしても若干のタイムラグがあるので、その分を考慮する必要もあります。特に他人の発言にかぶせるような発言は慎まないといけません。もっとも、これは普通の会議でも求められることですが。
Zoom では、会議の内容を「録画」できるので議事録を作るときには便利ですね。わたしは普段からPCでメモをとるのですが、２画面あればこれも問題ありませんでした。会議室にノートPCを持ち込むよりははるかにやりやすかったです。
さらには、テレワークで自宅にいるときも会議に参加できるのもいいですね。会議のために出社する必要がありません。私の通勤時間は約３０分と比較的短いですが、それでも、往復の１時間あれば、いろいろと作業ができます。
紙、手書き、印鑑の「３悪」のためだけに、出社している人も多いと思います。これらがなくなると困る人もいるかもしれませんが、今回のコロナウィルス感染拡大防止のための外出自粛でリモート会議やテレワークをした人の中には、「こんなものなくなってしまえばいいのに」と思った人も多いと思います、私を含めて。